Amanda Spencer, directora de Contratos y Gestión de Relaciones con Proveedores (UKI) de EY, ha subrayado la importancia de construir revisiones trimestrales efectivas (QBR, por sus siglas en inglés) para fortalecer las relaciones con proveedores y impulsar el crecimiento empresarial. Hablando en el evento Beyond the Review de Clientshare, Spencer detalló cuatro componentes esenciales que pueden transformar las QBR de reuniones rutinarias en herramientas estratégicas para la alineación y la toma de decisiones.

Fundamento: Preparación antes de la reunión

Spencer destacó que la base de una QBR exitosa radica en la preparación. Recomendó compartir una agenda clara y materiales previos para la reunión con anticipación. Esto asegura que los participantes lleguen informados y listos para participar en discusiones significativas. Al confirmar los temas clave a tratar e invitar a las personas adecuadas, las empresas pueden enfocarse en resolver desafíos específicos, en lugar de simplemente seguir con la rutina.

Según Spencer, también es crucial proporcionar contexto sobre el mercado general y cualquier factor externo que pueda afectar la relación con el proveedor. Esto ayuda a alinear la conversación con las tendencias actuales de la industria y las consideraciones regulatorias, en lugar de centrarse únicamente en métricas internas.

Datos: Informar, no dominar la conversación

Los datos deben respaldar la toma de decisiones, no reemplazarla. Spencer sugirió utilizar los primeros cinco minutos de la QBR para revisar indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés), reservando el resto de la reunión para discutir excepciones y decisiones estratégicas. Recomendó aprovechar la inteligencia artificial para transcribir reuniones, resumir tendencias y compilar noticias y documentos relevantes, asegurando que el enfoque se mantenga en insights accionables en lugar de saturación de datos.

“La inteligencia artificial puede ayudar aquí al transcribir reuniones, resumir tendencias y sentimientos, y compilar una visión general de noticias relacionadas y documentos”, dijo Spencer. “El objetivo no es que la inteligencia artificial sea el tema principal, sino proporcionar a los participantes la información necesaria para garantizar que la reunión sea enfocada e impactante”.

Relaciones: Invitar a solucionadores de problemas, no solo asistentes

Spencer enfatizó la importancia de invitar a personas que puedan impulsar el cambio, en lugar de quienes solo asistan. Esto incluye ingenieros para cuestiones de fiabilidad, analistas para el análisis de tendencias y especialistas en comportamiento cuando la adopción sea una preocupación. Al reunir una variedad de habilidades y perspectivas, las empresas pueden fomentar discusiones más productivas y una toma de decisiones más rápida.

Recomendó nombrar al experto responsable de cada punto del orden del día y asegurar una mezcla de voces analíticas y empáticas para abordar diferentes tipos de desafíos. También sugirió monitorear el tiempo de decisión y los ciclos trimestre tras trimestre, lo que puede ayudar a mantener la consistencia y permitir comparaciones significativas con el tiempo.

Resultados: Mantener el impulso entre reuniones

Cerrar la QBR con un resumen claro de decisiones, responsables de acciones y plazos es esencial para mantener el impulso. Spencer aconsejó mantener el enfoque entre revisiones al acordar áreas clave de enfoque para el próximo trimestre y evaluar el progreso en estas áreas durante la próxima reunión.

También recomendó reconocer logros al compartir actualizaciones con patrocinadores y equipos adyacentes, asegurando que el éxito se reconozca y se construya apoyo para futuras iniciativas. Registrar acciones, responsables y plazos, junto con enviar un resumen ejecutivo dentro de las 24 horas, puede ayudar a mantener la responsabilidad y la transparencia.

Spencer concluyó con cinco ideas clave para el próximo trimestre, incluyendo publicar un formato estándar para las QBR, limitar la revisión de KPI a cinco minutos y asegurar que las personas adecuadas asistan a la reunión. También enfatizó la importancia de usar la inteligencia artificial para transcribir reuniones y proporcionar resúmenes, así como compartir los pasos siguientes y un resumen de la reunión dentro de las 24 horas.

Estas estrategias, según Spencer, pueden ayudar a las organizaciones a construir procesos de QBR más efectivos y, al final, lograr mejores resultados empresariales al fortalecer las relaciones con proveedores e impulsar el crecimiento.