Amanda Spencer, Leiterin für Verträge und SRM bei EY (UKI), betont die Bedeutung effektiver Quartalsgeschäftsbesprechungen (QBRs), um Lieferantengeschäfte zu stärken und Wachstum zu fördern. Auf dem Event „Beyond the Review“ von Clientshare erläuterte Spencer vier entscheidende Elemente, die QBRs von Routinebesprechungen zu strategischen Werkzeugen für Ausrichtung und Entscheidungsfindung verwandeln können.

Grundlage: Vorbereitung vor der Besprechung

Spencer betonte, dass die Grundlage für eine erfolgreiche QBR in der Vorbereitung liegt. Sie empfahl, eine klare Tagesordnung und vorab zu verteilende Materialien frühzeitig zu teilen. Dadurch können Teilnehmer gut informiert und bereit sein, an sinnvollen Diskussionen teilzunehmen. Durch Festlegung der zentralen Themen und Einladung der richtigen Personen können Unternehmen sich auf konkrete Problemlösungen konzentrieren, anstatt nur Formalitäten zu durchlaufen.

Laut Spencer ist es auch entscheidend, den Kontext über den breiteren Markt und externe Faktoren zu liefern, die die Lieferantengeschäfte beeinflussen könnten. Dies hilft, den Gesprächsgegenstand mit aktuellen Branchentrends und regulatorischen Aspekten zu synchronisieren, anstatt sich ausschließlich auf interne Kennzahlen zu konzentrieren.

Daten: Informieren, nicht dominieren

Daten sollten Entscheidungen unterstützen, nicht ersetzen. Spencer schlug vor, die ersten fünf Minuten der QBR für die Besprechung von Schlüsselkennzahlen (KPIs) zu verwenden und den Rest der Sitzung für tiefgehende Diskussionen über Ausreißer und strategische Entscheidungen zu reservieren. Sie empfahl, KI einzusetzen, um Sitzungen zu transkribieren, Trends zusammenzufassen und relevante Nachrichten und Unterlagen zu sammeln, wodurch der Fokus auf handlungsfähige Erkenntnisse bleibt, statt auf Datenüberflutung.

„KI kann hier helfen, Sitzungen zu transkribieren, Trends und Stimmungen zusammenzufassen und einen Überblick über relevante Nachrichten und Unterlagen zu erstellen“, sagte Spencer. „Das Ziel ist nicht, KI zum Thema zu machen, sondern den Teilnehmern die Informationen zu geben, die benötigt werden, um sicherzustellen, dass die Sitzung fokussiert und wirksam ist.“

Beziehungen: Einladen von Lösungsförderern, nicht nur Teilnehmern

Spencer betonte die Bedeutung, Personen einzuladen, die Veränderungen bewirken können, nicht nur solche, die einfach anwesend sind. Dazu gehören Ingenieure für Zuverlässigkeitsfragen, Analysten für Trendanalysen und Verhaltensexperten, wenn Adoption ein Thema ist. Durch die Zusammenführung einer Vielzahl an Fähigkeiten und Perspektiven können Unternehmen produktivere Diskussionen und schnelleres Entscheidungsfinden fördern.

Sie schlug vor, für jeden Tagesordnungspunkt den zuständigen Experten zu benennen und eine Mischung aus analytischen und empathischen Stimmen sicherzustellen, um verschiedene Arten von Herausforderungen zu bewältigen. Die Nachverfolgung von Entscheidungszeiten und Zykluszeiten von Quartal zu Quartal kann auch helfen, Konsistenz zu gewährleisten und sinnvolle Vergleiche über die Zeit hinweg zu ermöglichen.

Ergebnisse: Impuls zwischen den Sitzungen beibehalten

Das Abschließen der QBR mit einer klaren Zusammenfassung der Entscheidungen, Verantwortlichen und Fristen ist entscheidend, um den Impuls beizubehalten. Spencer riet, den Kreislauf zwischen den Besprechungen eng zu halten, indem man für das nächste Quartal Schlüsselthemen festlegt und den Fortschritt bei diesen Themen während der nächsten Sitzung bewertet.

Sie empfahl auch, Erfolge zu würdigen, indem man Updates an Sponsoren und benachbarte Teams weitergibt, um Erfolge anzuerkennen und Unterstützung für zukünftige Initiativen zu sichern. Die Dokumentation von Aktionen, Verantwortlichen und Fristen sowie die Übermittlung einer Executive Summary innerhalb von 24 Stunden kann helfen, Verantwortung und Transparenz zu gewährleisten.

Spencer schloss mit fünf Schlüsselideen für das kommende Quartal, darunter die Veröffentlichung eines Standardformats für QBRs, die Begrenzung der KPI-Besprechung auf fünf Minuten und die Sicherstellung, dass die richtigen Personen zur Sitzung eingeladen werden. Sie betonte auch die Bedeutung, KI zur Transkription von Sitzungen und zur Zusammenfassung einzusetzen, sowie die Weitergabe von nächsten Schritten und einer Zusammenfassung der Sitzung innerhalb von 24 Stunden.

Laut Spencer können diese Strategien Organisationen dabei helfen, effektivere QBR-Prozesse aufzubauen und letztendlich bessere Geschäftsresultate zu erzielen, indem Lieferantengeschäfte gestärkt und Wachstum gefördert werden.