AX Group, eine der größten und vielfältigsten Unternehmensgruppen in Malta, erreichte innerhalb von drei Wochen nach der Einführung der H6-AI-Technologie eine Touchless-Rechnungsverarbeitungsrate von 70 %. Dies hat ihre Einkaufs- und Finanzabläufe erheblich verändert. Die Integration der KI-Plattform von H6 in die bestehenden Systeme der AX Group ermöglicht Echtzeit-Intelligenz im Einkauf und verbessert die Effizienz sowie die Reduktion manueller Prozesse.

Echtzeit-Intelligenz im Einkauf

Die Einführung der KI-Technologie von H6 hat Echtzeit-Intelligenz in die Einkaufsabläufe der AX Group eingeführt. Dazu gehört die Integration einer KI-Schicht in bestehende Finanzsysteme, ohne die Kerninfrastruktur zu stören. Die vielfältigen Geschäftsbereiche der AX Group, darunter Tourismus, Freizeit, Gewerbeimmobilien, Baugewerbe, Gesundheitswesen und Business Services, sind typischerweise mit hohen Rechnungsvolumina und komplexen Lieferantennetzen verbunden.

Laut Ing. Marthese Vella, CTO der AX Group, ist die Integration von KI in Einkauf und Finanzen ein natürlicher Schritt vorwärts. „Dieser Wechsel ist nicht nur eine Frage der Automatisierung; er geht darum, unsere Mitarbeiter zu stärken und intelligente, widerstandsfähigere Geschäftsprozesse zu schaffen“, sagte Vella.

Der Erfolg dieser Einführung folgt auf frühere Arbeiten von H6 am The Grand Hotel Gozo, wo Rechnungen nun ohne manuelle Bearbeitung verarbeitet werden. Dies zeigte, dass touchless-Belegverarbeitung in realen Umgebungen möglich ist, wenn Kontrollen, Nachvollziehbarkeit und Erklärbarkeit von Anfang an berücksichtigt werden.

Von manueller Abstimmung zu Muster-Intelligenz

In komplexen Unternehmensumgebungen hängt die Prüfung des Einkaufs oft von manueller Abstimmung zwischen Rechnungen, Bestellungen und Lieferbestätigungen ab. Dies führt zu operativen Engpässen und verlangsamt die Onboarding-Phase für neue Teammitglieder.

H6 strukturiert diesen Workflow neu, indem es den Prozess von Rechnung bis ERP in ein KI-gesteuertes System umwandelt, das durch deterministische Kontrollen, Validierungsmechanismen und vollständige Nachverfolgbarkeit gestärkt wird. Rechnungen werden automatisch gescannt, extrahiert und validiert. Bestellungen werden mithilfe deterministischer Validierungsregeln und Modellen abgeglichen, die auf historischen Mustern trainiert wurden.

Clint Grima, Leiter Einkauf bei AX Group, betonte den strategischen Wert dieser Transformation. „Wir haben eine klare Vision entwickelt und eine zukunftsorientierte Herangehensweise angenommen, die die Gruppe für langfristige operative Exzellenz positioniert“, sagte Grima. „Diese Verbesserungen sind entscheidend für modernen Einkauf, bei dem Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit entscheidend für das Wachstum der Organisation sind.“

Das System ist so konzipiert, um reale Komplexität zu bewältigen, einschließlich manuell angepasster Rechnungen, Verpackungs- und Einheitenumrechnungen, teilweise gelieferter Mengen und anderer operativer Randfälle. Dadurch konzentrieren sich die operativen Teams hauptsächlich auf Ausnahmen, was die Verarbeitungszeit erheblich reduziert und die Daten-genauigkeit verbessert.

KI-Sicherheit und Finanzkontrollen durch Design

Eine zentrale Aufgabe der Einführung war es, das Vertrauen in die Automatisierung zu stärken, indem menschliche Aufsicht verstärkt statt entfernt wurde. H6 integriert mehrere Schichten der Validierung und Schutzmechanismen, um die finanzielle Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, einschließlich deterministischer Prüfungen, Anomalieerkennung, Doppelungserkennung und Abstimmungscontrollen, die Preise, Mengen und Steuern vor der Abschluss eines Transaktions überprüfen.

Bei geringem Vertrauen oder bei Ausnahmen werden Rechnungen zur Prüfung weitergeleitet, mit klaren Erklärungen, warum sie markiert wurden. Dies stellt sicher, dass Automatisierung die Governance stärkt, anstatt sie zu schwächen.

Von Automatisierung zu Preisintelligenz konzentriert sich die nächste Phase der Einführung darauf, Einkaufsdaten in handlungsrelevante Erkenntnisse umzuwandeln. Durch die Zentralisierung von Rechnungs- und Einkaufsinformationen über H6 baut die AX Group eine klarere Übersicht über Preisentwicklungen, Einheitskosten, Strukturen und Abweichungen zwischen Lieferanten und Standorten auf.

Dies erzeugt eine lebende Preisgedächtnisfunktion, die Inkonsistenzen hervorhebt, Marginverluste markiert und Chancen für Kosteneinsparungen aufzeigt, die zuvor in Rechnungen und Systemen verborgen waren. Mit der Zeit wird diese Intelligenz immer stärker, wodurch Einkaufs- und Finanzteams von reaktiver Rechnungsverarbeitung zu proaktiven, datengestützten Kaufentscheidungen wechseln. Sie nutzen H6 nicht nur, um Ausgaben zu verarbeiten, sondern aktiv, um sie zu verstehen und zu kontrollieren.